10 SUCCESFACTOREN VOOR SAP-PROGRAMMA'S

SAP-transformaties slagen alleen als de stakeholders er actief bij betrokken zijn. Laat ze niet vanaf de zijlijnen toekijken hoe je werkt, maar trek ze het speelveld op. Plan regelmatig voortgangsoverleg op dat niveau. Dat geeft stakeholders verantwoording voor het slagen van het project. Als bestuurders en programmamanagers één front vormen en samen koers houden, schept dat vertrouwen en houdt het programma vaart.  

Leg de scope en de definitie van ‘done’ zo vroeg mogelijk vast. Onduidelijkheid over wat precies geleverd wordt en hoe je bepaalt dat het afgerond is, veroorzaakt scope creep en eindeloze discussies. Ernstige vertragingen en budgetoverschrijdingen komen bijna altijd voort uit ongelijke verwachtingen. Heldere scoping en duidelijke definities van ‘done’ maken consequente en betrouwbare voortgangsbewaking mogelijk. 

Vorm als externe SAP-programmamanager één team met je interne tegenhanger. Bouw onderling vertrouwen op en verdeel de rollen en taken slim. De interne tegenhanger van de programmamanager blijft na oplevering bij de klant werken. Hou er als externe partner rekening mee dat dit andere belangen met zich meebrengt. Combineer de onafhankelijke positie van externen met de unieke toegang van interne collega’s. Eén team met één duidelijke koers maakt een SAP-programma geloofwaardig en effectief. 

Als ownership ontbreekt, ziet de business het SAP-programma als een IT-project. Dit hindert de adoptie waardoor de transformatie vertraagt, of zelfs helemaal niet beklijft. Maak de business verantwoordelijk voor de processen en veranderingen. Koppel proceseigenaren aan ieder eindproces. Geef ze een mandaat en betrek ze bij de besluitvorming. Organiseer samen workshops waarin huidige en toekomstige processen naast elkaar worden gelegd. Dat zorgt voor herkenning en bewustwording van de impact. Stel je als programmamanager op als facilitator en maak proceseigenaren verantwoordelijk voor de communicatie.  

Mobiliseer het team en verdeel rollen en verantwoordelijkheden. Laat interne en externe teamleden op dezelfde manier rapporteren, overleggen en plannen. Leg scope en afspraken direct vast. Stel beslissingen over testen, training en documentatie niet uit. Betrek belanghebbenden vanaf het begin en voorzie het programma van een verhaal dat door de business wordt herkend. Een sterke start in de eerste 100 dagen bepaalt de koers, voorkomt dure reparaties en geeft teams en stakeholders vertrouwen. 

Problemen tijdens SAP-programma’s verdwijnen niet vanzelf. Ze worden groter en duurder. Transparantie en open communicatie zijn essentieel om verrassingen te voorkomen. Zorg dat alles zo vroeg mogelijk op tafel komt, ook als het kleine of ongemakkelijke issues zijn. Moedig teamleden aan om fouten en zorgen te melden, en stel vragen in plaats van schuldigen te zoeken. Een cultuur van openheid schept vertrouwen en voorkomt dat het huis afbrandt omdat een klein brandje kan groeien. 

Extra scope zonder extra budget of tijd brengt alles uit balans. Het kiloprijs-model maakt dit zichtbaar. Als 10 kilo 1 euro kost, dan kun je voor 1 euro niet met 15 kilo thuiskomen. Je moet of meer betalen, of terug naar 10 kilo. Gebruik het kiloprijs-model om de balans tussen scope, budget en planning zichtbaar te maken. Dit houdt de voortgang van SAP-programma’s gezond en voorkomt stille escalatie door scope creep.  

Documentatie, tests en trainingen dragen direct bij aan de adoptie en het succes van SAP-programma’s. Ogenschijnlijke tijdswinst door vooruitgeschoven tests en trainingen zorgt later bijna altijd voor vertragingen. Integreer test- en trainingsmomenten in de officiële projectplanning. Wijs eigenaars voor testscenario’s en trainingsmateriaal aan. Begin er vroeg mee en maak de resultaten net zo zichtbaar als die van de bouwvoortgang. 

Reflecteer niet alleen aan het einde van een SAP-programma, maar na iedere fase. Wat ging goed, wat kon beter en wat leren we? Verwerk ervaringen direct in de werkwijze. Dat voorkomt dat dezelfde problemen zich blijven herhalen. Vraag actief om feedback van klanten en teams, en zet die om in concrete acties. Een lerende houding vergroot de wendbaarheid van teams en versterkt het vertrouwen bij de business en stakeholders.